Versino Financial Suite Dokumentation

Schnellerfassung-Eingangsrechnung (Fast Entry)

Überblick

Das Versino Financial Suite Fast Entry Modul ist ein spezialisiertes Werkzeug für die schnelle Erfassung von Eingangsrechnungen in SAP Business One. Es ist ideal für Unternehmen, die regelmäßig ähnliche Rechnungen von denselben Lieferanten erhalten. Anwender können auf Basis bereits existierender Einkaufsbelege (Eingangsrechnungen, Wareneingänge, Bestellungen) mit wenigen Klicks neue Rechnungen erstellen.

Zugang zum Modul: Sie finden die Schnelleingabe im Menü unter Einkauf > Schnellerfassende Eingangsrechnung oder Versino Financial Suite > Schnelle Eingangsrechnung. Bei der ersten Nutzung werden automatisch zwei benutzerdefinierte Felder in den Eingangsrechnungen angelegt, die für das Favoriten-Management benötigt werden.

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Hauptfunktionen

Schnelle Beleg-Erfassung & Betragsverteilung

Die Kernfunktion ist die Erstellung neuer Rechnungsentwürfe durch Kopieren von Daten aus einem vorhandenen Beleg. Weicht der neue Rechnungsbetrag vom Originalbeleg ab, verteilt das System den neuen Betrag proportional auf alle Zeilen.

Intelligente Suchfunktionen

Farbliche Hervorhebung der Suchergebnisse

• Grün: Als Favorit markierte Belege (immer ganz oben sortiert)
• Cyan: Hohe Relevanz (mehr als 50 % der Suchbegriffe gefunden)
• Gelb: Standard-Belege ohne Suchbegriffe
• Weiß: Normale Relevanz

Favoriten-Management

Häufig genutzte Belege können direkt in der Eingangsrechnung als Favorit markiert werden. Diese erscheinen in den Suchergebnissen immer ganz oben (grün). Beim ersten Modul-Start werden automatisch zwei UDF-Felder angelegt:

• Beleg als Favorit hinterlegt (Ja/Nein-Auswahl)
• Favoriten Bemerkung (Textfeld für Beschreibungen)

Multi-Datenbank-Unterstützung

• Heim-Datenbank: Vollständige Funktionalität mit Links zu Original-Belegen und automatischem Öffnen erstellter Drafts.
• Fremd-Datenbanken: Beleg-Erstellung als Draft, mit Hinweis-Meldungen statt automatisches Öffnen. Link-Schaltflächen sind ausgeblendet.

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Berechnungsbeispiel: Proportionale Betragsverteilung

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Zahlungsbedingungen-Berechnung

Das Fälligkeitsdatum wird automatisch basierend auf den Zahlungsbedingungen des Lieferanten berechnet. Folgende Modi werden unterstützt:

• Normal: Rechnungsdatum + X Tage
• Monatsbeginn: Zum 1. des Monats + Zusatztage/-monate
• Monatsmitte: Zum 15. oder Monatsende + Zusatztage/-monate
• Monatsende: Zum Monatsende + Zusatztage/-monate

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Integration mit anderen Versino Financial Suite-Modulen

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Anwendung

1. Navigieren Sie zu Einkauf > Schnellerfassende Eingangsrechnung.
2. Wählen Sie den Lieferanten aus. Die Zahlungsbedingungen und das Datum werden automatisch gefüllt.
3. Geben Sie die Lieferanten-Rechnungsnummer und den Bruttobetrag der neuen Rechnung ein.
4. Nutzen Sie das Suchfeld, um nach einer passenden Vorlage zu suchen. Favoriten werden automatisch priorisiert.
5. Wählen Sie in der Ergebnisliste den passenden Beleg aus.
6. Klicken Sie auf „Hinzufügen“. Das System erstellt einen neuen Rechnungsentwurf mit den übernommenen Daten und dem neuen, proportional verteilten Betrag.

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Tipps und Fehlerbehandlung

Tipps für die tägliche Arbeit

• Favoriten nutzen: Markieren Sie wiederkehrende Rechnungen (z. B. Miete, Leasing) als Favoriten, um diese sofort zu finden.
• Effizient suchen: Verwenden Sie spezifische Suchbegriffe und trennen Sie mehrere Begriffe mit einem Semikolon (;). Wechseln Sie zwischen Beleg- und Zeilen-Suche je nach Bedarf.
• Multi-DB-Effizienz: Beachten Sie: Heim-Datenbank bietet vollständige Funktionalität, Fremd-Datenbanken erstellen Belege nur als Draft.
• Betragsverteilung kontrollieren: Prüfen Sie die berechneten Fälligkeitsdaten und die proportionale Verteilung bei abweichenden Summen vor der Beleg-Erstellung.

Häufige Probleme und Lösungen

Problem: Ein Lieferant wird nicht gefunden.

Lösung: Überprüfen Sie die Schreibweise. Die Suche funktioniert sowohl mit dem Lieferantencode als auch mit dem Namen.

Problem: Keine Suchergebnisse angezeigt.

Lösung: Erweitern Sie die Suchbegriffe oder wechseln Sie den Suchtyp (Beleg-Suche vs. Zeilen-Suche).

Problem: Favoriten-Felder sind nicht sichtbar.

Lösung: Starten Sie Fast Entry einmal — die UDF-Felder werden beim ersten Start automatisch erstellt.

Problem: Multi-Datenbank-Login schlägt fehl.

Lösung: Überprüfen Sie Benutzername und Passwort für die Ziel-Datenbank. Passwörter werden aus Sicherheitsgründen nicht gespeichert.

Problem: Das Fälligkeitsdatum ist falsch.

Lösung: Das Datum wird automatisch auf Basis der beim Lieferanten hinterlegten Zahlungsbedingungen berechnet. Prüfen und korrigieren Sie diese ggf. in den Geschäftspartner-Stammdaten.

Problem: Die proportionale Verteilung scheint nicht zu stimmen.

Lösung: Kontrollieren Sie den eingegebenen Brutto-Betrag. Die Verteilung erfolgt auf Basis der Zeilenanteile des Originalbelegs. Eine eventuelle Rundungsdifferenz wird automatisch auf die erste Zeile gebucht.

Problem: Beleg-Erstellung gibt einen Fehler aus.

Lösung: Prüfen Sie Lieferanten-Rechnungsnummer und Rechnungsbetrag. Stellen Sie sicher, dass die Buchungsperiode geöffnet ist und Sie die nötigen Berechtigungen besitzen.